Proforma fatura, satıcının satış kesinleşmeden önce alıcıya gönderdiği, teklif niteliğinde bir belge. Malın ya da hizmetin adını, miktarını, fiyatını, teslim ve ödeme koşullarını gösterir. Adında fatura geçse de resmî fatura yerine geçmez.
Aşağıdaki şablonları indirip kullanabilirsiniz. Alan adları Türkçe ve İngilizce yazılı olduğu için ihracatta da işinize yarar. Excel şablonu tutarları ve KDV'yi kendiliğinden hesaplar.
Proforma fatura ne zaman kullanılır?
Dış ticaret: yurt dışındaki alıcı, siparişten önce fiyatı ve koşulları tek belgede görmek ister. Bu belgeyi bankasına sunabilir, ithalat işlemlerinde de kullanabilir.
Akreditif ve ön ödeme: ödeme akreditifle ya da peşin yapılacaksa alıcının elinde tutarı ve banka bilgilerini gösteren bir belge olur.
Kurumsal satın alma: müşterinin satın alma ya da muhasebe ekibi, ödeme onayı almak için proforma fatura isteyebilir.
Yurt içindeki çoğu işte proforma adımına gerek kalmaz. Müşteriye fiyat vermek için çoğu zaman yeterli olur.
Proforma fatura ile fatura arasındaki fark nedir?
Süreç genellikle teklif, proforma ve fatura sırasıyla ilerler. Üç belge şu noktalarda ayrılır:
Konu | Teklif | Proforma fatura | Fatura |
|---|---|---|---|
Ne zaman düzenlenir? | Fiyat verirken | Satış kesinleşmeden önce | Mal teslim edilince ya da hizmet yapılınca |
Niteliği nedir? | Satıcının fiyat önerisi | Teklif niteliğinde belge | Vergi Usul Kanunu'nda tanımlı ticari belge |
Muhasebeye işlenir mi? | Hayır | Hayır | Evet |
Numarası nasıl verilir? | Kendi numaranız | Kendi numaranız | Seri ve sıra numarası |
Vergi Usul Kanunu'nun 229. maddesi faturayı, satılan mal ya da yapılan iş karşılığında müşterinin borcunu gösteren ticari belge olarak tanımlıyor. 231. maddeye göre fatura, mal teslim edildikten ya da hizmet yapıldıktan sonra en geç yedi gün içinde düzenlenir. Aynı maddeye göre bu süre içinde düzenlenmeyen fatura hiç düzenlenmemiş sayılır, bu yüzden tarihi muhasebecinizle birlikte takip edin.
Ödemeyi proforma üzerinden almış olsanız bile satış gerçekleştiğinde ayrıca fatura kesmeniz gerekir. Ön ödemenin nasıl kaydedileceğini de muhasebecinizle konuşun. Kestiğiniz e-faturada hata olursa adımları bulabilirsiniz.
Proforma faturada neler yazmalı?
Denizli İhracatçılar Birliği'nin rehberine göre belgenin üzerinde "proforma" sözcüğü mutlaka yer almalı. Aşağıdaki alanlar şablonlarda hazır. İhracata özel olanları yurt içinde boş bırakabilirsiniz.
Alan | Ne yazılır? |
|---|---|
Belge bilgileri | Proforma no, tarih, geçerlilik tarihi, para birimi |
Satıcı | Unvan, adres, vergi dairesi ve numarası, iletişim |
Alıcı | Unvan, ilgili kişi, adres, ülke, vergi numarası |
Kalemler | Mal ya da hizmet, miktar, birim, birim fiyat, tutar |
Toplamlar | Ara toplam, KDV, genel toplam |
Ödeme | Ödeme şekli, banka, IBAN, SWIFT |
Teslim | Teslim süresi ve teslim şekli (EXW, FOB, CIF gibi) |
İhracat bilgileri | GTİP, menşe, ağırlık |
Onay | Ad soyad, tarih, kaşe ve imza |
Proforma fatura nasıl doldurulur?
Şablonu seçin ve logonuzu ekleyin
Tutarların kendiliğinden hesaplanmasını istiyorsanız Excel'i, metni serbestçe düzenlemek istiyorsanız Word'ü seçin.
Tarafları yazın
Üst bölüme kendi firma bilgilerinizi, Alıcı bölümüne müşterinin unvanını ve adresini yazın.
Numarayı ve tarihleri girin
Kendi takibiniz için bir numara verin, örneğin PF-2026-001. Geçerlilik tarihini de yazın.
Kalemleri girin
Her ürün ya da hizmeti ayrı satıra yazın. İhracat yapıyorsanız GTİP kodunu da ekleyin.
Para birimini ve KDV'yi kontrol edin
Para birimini seçin ve KDV oranını yazın. İhracat satışında oranı muhasebecinizle kontrol edin.
Ödeme ve teslim koşullarını yazın
Ödeme şeklini, banka bilgilerinizi ve teslim süresini ekleyin. Dış ticarette teslim şeklini de belirtin.
İmzalayıp PDF olarak gönderin
Kaşe ve imzadan sonra belgeyi PDF'e çevirip e-postayla gönderebilirsiniz.
Dolu bir proforma fatura örneği
Aşağıdaki örnekte bir üretici, ön ödeme yapacak olan yurt içi müşterisine iki kalem ürün için proforma fatura hazırlıyor. Rakamlar gerçek bir işten alınmadı.
Mal | Miktar | Birim | Birim fiyat (₺) | Tutar (₺) |
|---|---|---|---|---|
Ürün A | 100 | adet | 120 | 12.000 |
Ürün B | 50 | adet | 200 | 10.000 |
Ara toplam | 22.000 | |||
KDV (%20) | 4.400 | |||
Genel toplam | 26.400 |
Hesap için miktarı birim fiyatla çarparsınız, kalem tutarlarını toplarsınız ve KDV'yi ara toplam üzerinden eklersiniz. Şimdi bir örnekle hesaplayalım. Ürün A için 100 × 120 = 12.000 ₺, Ürün B için 50 × 200 = 10.000 ₺ eder. Ara toplam 22.000 ₺, %20 KDV 4.400 ₺, genel toplam 26.400 ₺.
KDV Kanunu'nun 11. maddesi ihracat teslimlerini KDV'den istisna tutuyor. İhracat için hazırladığınız bir proformada Excel şablonundaki KDV oranını 0 yapabilirsiniz. İstisnanın koşullarını muhasebecinize sorun.
WApps Work'te bu süreç nasıl işliyor?
WApps Work'te ayrı bir proforma fatura belgesi yok, bu yüzden proforma için yukarıdaki şablonları kullanmanız gerekir. Fiyat aşamasını ile yürütebilirsiniz: teklifi bağlantıyla ya da PDF olarak gönderir, müşterinin kabul ya da ret kararını kayıtta görürsünüz.
Kabul edilen teklif 'te alacak kaydına bağlanır, tahsilatı oradan izlersiniz. WFinance resmî defter tutmaz, muhasebe programının yerini almaz. Kullanıcı başına ücret 4 Kasım 2026 itibarıyla ayda 399 ₺ ve iki uygulama da bu ücrete dahil. 30 gün ücretsiz deneyebilirsiniz.
WProposal ile teklif hazırlama · WApps Work1:27Sık sorulan sorular
- Proforma fatura e-fatura olarak kesilir mi?
Hayır. Proforma fatura resmî fatura olmadığı için e-Fatura ya da e-Arşiv olarak düzenlenmez. PDF olarak e-postayla gönderebilirsiniz. Satış gerçekleştiğinde faturayı ayrıca kesersiniz.
- Proforma fatura muhasebeye işlenir mi?
Hayır. Kayıtlara satış gerçekleştiğinde kesilen fatura işlenir.
- Proforma faturada KDV gösterilir mi?
Gösterilebilir. Alıcı ödeyeceği toplamı böylece önceden görür. KDV'nin beyanı proforma üzerinden yapılmaz, kesilen faturaya göre yürür.
- Proforma fatura bağlayıcı mı?
Mali yükümlülük doğurmaz. Ancak teklif niteliğinde olduğu için Türk Borçlar Kanunu'nun 3. maddesi gereği geçerlilik süresi boyunca teklifinizle bağlı olabilirsiniz. Önemli işlerde hukuk danışmanınıza sorun.
- Proforma fatura kaç gün geçerlidir?
Belgeye yazdığınız süre kadar geçerlidir. Kur ve maliyetleriniz sık değişiyorsa kısa bir süre yazın.
- Proforma faturayla ödeme alınabilir mi?
Alıcı bu belgeye göre ön ödeme yapabilir. Bu ödemeyi nasıl kaydedeceğinizi ve faturayı ne zaman keseceğinizi muhasebecinizle konuşun.
